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日本人在卡拉OK 开商务会议

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日本人在卡拉OK 开商务会议

疫情期间,日本很多公司改为视频会议。

影视作品中经常出现西装革履的日本人正襟危坐、严肃开会的场景。事实上,在日本,无论任职于小企业、大公司还是政府部门,会议确实是工作中的常态。有人甚至认为日本人是利用上班时间开会,下班时间工作。“开会文化”在日本根深蒂固,作家田中健彦曾批判:“日本人对于开会的痴迷,已无药可救。”

灾难来临先开会

爱开会是日本人的通病。日本会议的特点是:频率高、耗时长、参会者众多。一场二十几人规模的会议,真正发言的人往往只有4人左右。对于“远离C位”的人而言,冗长的会议可谓催眠剂,但无论你多么想昏昏入睡,也要保持聚精会神听讲、认认真真做笔记的样子,想偷偷玩手机?休想!于是有网友在推特上吐槽:“连着不停开会,不小心打了几个哈欠,结果就被领导叫去单独谈话了……”开完上午的会议,下午的会议安排又开始了,终于盼到一天的会议结束了,下次的会议安排就提上了日程。所以在日本,无论学生还是上班族,都有一个小本子或手机上装有日程安排的APP,用来记录会议以及需要准备的会议资料。

日本科幻电影《新哥斯拉》中的一个情节,也反映了日本人爱开会的特点。不少中国网友观影后评价道:“为何哥斯拉都要毁灭日本了,他们还在忙着开会?”更有网友如是总结该电影的故事脉络:哥斯拉要来了——别慌,先开会;哥斯拉要上岸了——别怕,先开会;哥斯拉登陆了!——别跑,快开会……日本人爱开会,但众人一起讨论就真的能解决问题吗?事实上,不少日本人认为,“虽然最终结论是上级指定,但过程中一定要大家都参与,这也是集体主义和公司凝聚力的体现”。不少在日企工作的外国人也深有感触,一位来自伊朗的女性员工告诉笔者:“公司每周都有很多职场会议且需要全体人员参加。但是会议内容和我的工作毫无关联,不明白这样的会议有何意义!”尽管有疑问和不解,但若想真正融入日本职场和社会,作为外国人,只能消除疑惑,按时出席会议。

各种会议室遍地开花

日本人开会频率极高,有时也会出现临时召开会议的情况,所以上班族的办公场所不仅仅是在公司或家中,各种不寻常的办公场所也在日本遍地开花。笔者曾多次在东京地铁里看到“临时办公室”,和国内商场里的移动式迷你K歌房大小相当,打开门里面有沙发、桌子、电源插座等,干净整洁,并且隔音效果非常好。上班族如果需要临时开网络会议,只需要用手机扫描二维码即可方便地使用,大约每15分钟250日元(16元人民币)。此外,近些年日本还流行起在卡拉OK开商务会议,对于一些规模小没有会议室的公司来说,在卡拉OK开会是不错的选择。工作日卡拉OK包房的价格较低,因为人们要工作或上学,白天去唱歌的人寥寥无几。再加上日本卡拉OK普及率很高、遍地都是,包厢中有开会能用到的桌子、沙发、展示画面的显示屏,可以将笔记本电脑连接到大屏幕上。最重要的是,卡拉OK的私密性和隔音效果都很好,通常这种店里还提供各种饮料,以及丰富的午餐和晚餐。

为满足人们开会需求,日本租借会议室的地方很多,就连著名的东京国际会议中心也有租借会议室的业务,而且还推出了针对开会人士的限定菜单,甜美可口的甜点搭配上香浓的饮品,坐在满满艺术气息的会议室里开会,也是一种不错的体验。

视频会议让人“无处可逃”

在日本网页上搜索“开会文化”,便能看到很多关于“无效会议”的结果。立教大学的中原淳教授曾做过关于公司内部无效会议的调查,“无效会议导致一万人规模的日本企业,一年损失67万小时、15亿日元”,这个数目可以说相当触目惊心。也有日媒称“日本会议的形式简直像举行葬礼”,其理由如下:出席会议的人员极多;很多出席者只是看客,并不需要发言;本该5分钟结束的内容可以拖延到一小时;结果是“没有任何结果”;细致严谨的座位安排;会议开始前光交换名片就需要耗时15分钟……

疫情期间,很多日本公司每天在线上开会。如今,部分公司恢复了在单位办公,但线上办公的公司仍不在少数,继续采用Zoom等线上开会方式。于是一个被称为“Zoom疲劳”的新词也应运而生。新冠疫情的出现并未让爱开会的日本人有所收敛,网上会议反而给人们带来了更大的苦恼。有日本网友吐槽:“往常一天最多开三四个会议,自从开始用Zoom视频会议,每天连续开8个会议!”“晚上10点多刚准备休息,领导突然发消息说让线上开会,太绝望了!”不少日本媒体在引领公众探讨这样的问题:应当以网络会议流行为契机,变革日本开会效率低下的情况。也有专家建议,通过减少参会人数、控制会议时长、减少资料准备、提前共享会议资料等方法提高开会的效率,增加员工的参会热情,同时也降低生产成本。

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